کارگاه مدیریت عملکرد (OKR) برگزارشد

به گزارش روابط عمومی انجمن مدیریت کیفیت ایران؛ در تاریخ 20 تیر ماه 1402 دبیرخانه انجمن مدیریت کیفیت ایران و مجموعه OKRcoach، نشستی با عنوان “کارگاه یک روزه هدایت و رشد سازمان از طریق اهداف و نتایج کلیدی” را با حضور اعضای انجمن در محل ساختمان تشکل های اتاق تهران برگزار نمود ، مدرس دوره، مهندس ایمن پور به تشریح موارد زیر پرداختند:

1. مقدمه ای بر هدف گذاری و تاریخچه OKR
2. تعریف اهداف و نتایج کلیدی
3. چالشهای سازمان و دلایل نیاز
4. مزایای OKR
5. مراحل اجرای OKR
6. نیازمندیهای OKR (ماموریت و چشم انداز و استراتژی)
7. سوالات اساسی در ایجاد استراتژی
8. ایجاد OKR های موثر و نکات ایجاد اهداف و نتایج کلیدی
9. زمانبدنی تنظیم OKR و پاسخ به سوالاتی از جنس زمان
10. امتیازدهی و رتبه بندی اهداف

در ادامه خلاصه ای از مباحث مطرح شده در جلسه به جهت آشنایی بیشتر با سیستم OKR تقدیم می شود.

تقریباً دیگر بدیهی شده است که یک شرکت موفق باید اهداف خود را بصورت شفاف مشخص کند و تلاش کند عملکرد خود را به نوعی تنظیم کند تا به این اهداف برسد، اما چگونه این کار انجام شود؟

• متاسفانه معمولا تنها این اهداف در اسناد سالیانه شرکتها وجود دارد و در جایی در شرکت در حال خاک خوردن است.
• متاسفانه خواسته یا ناخواسته بصورت بالا به پایین به تنظیم و به بدنه شرکت تزریق شود که در عمل هم معمولا ناموفق است.
• متاسفانه به جای تمرکز روی مسائل مهم، سعی می شود روی همه چیز تمرکز شود.
• متاسفانه تحقق اهداف به مسائل مالی از جمله جبران خدمات و پاداشها و کارانه ها مرتبط است.
• متاسفانه افراد در عمل ریسک گریز هستند و علاقه ای به تعیین اهداف با ریسک بالا یا حتی منطقی ندارند.

روش OKR آمده است تا این مشکلات را حل کند، در روش OKR که باید به دو سوال ساده پاسخ دهیم:

• اول: قصد داریم به کجا برسیم و مقصد کجاست؟ این بخش همان هدف یا objective است و با O نمایش داده می شود.
• دوم: چگونه متوجه می شویم که به این مقصد رسیده ایم؟ این بخش همان نتیجه کلیدی یا Key result هست و با KR نمایش داده می شود.

روش OKR یا بصورت مشخص تر Objective and Key Results به معنای روش اهداف و نتایج کلیدی است. در این روش، آنچه که در گذشته هدف نامیده می شد به دو بخش تفکیک می شود:

• اهداف که معمولا (و نه لزوما) کیفی است(Objective)
• نتایج کلیدی که معمولا (و نه لزوما) کمی هستند (Key Results)

قبل از اینکه به دقیقتر به مثالها و نمونه OKR بپردازیم و دقیقاً بدانیم OKR چیست، بهتر است تاریخچه پیدایش OKR را بررسی کنیم. تاریخچه OKR به سالهای بسیار دور بر می گردد و به نوعی ریشه آن را می توان در سال 1954 یافت کرد. پیتر دراکر در سال 1954 روش MBO  و مفهوم مدیریت بر اساس اهداف را ابداع کرد. در این روش اهدافی از بالا به پایین به بدنه سازمان اعلام شده و تحت نظارت و ارزیابی قرار گرفته و در نهایت پاداش عملکرد پرداخت می شود. جالب است بدانیم هنوز هم بسیاری از شرکتهای ایرانی همین روش را در پیش گرفته اند. روش OKR برای اولین بار توسط اندی گروو (Andy Grove)، مدیرعامل شرکت اینتل (intel) ابداع شد. البته وی در سال 1968 در اینتل روش iMBO را ابداع کرد و بر اساس آنچه از MBO آموخته بود این روش را بهبود داد و بعدها این روش به OKR تغییر نام داد.

در سال 1974 جان دوئر به اینتل پیوست و شروع به یادگیری از اندی گرو کرد. وی کتاب بسیار مفیدی در این زمینه چاپ کرده است به نام “مهم ها را بسنجید (Measure what matters)” در این کتاب او در قالب خاطراتی به بررسی نکات کلیدی روش OKR پرداخته است. این کتاب ترجمه فارسی خوبی دارد که نشر نوین آن را منتشر کرده است. مترجم نیز آقای هادی بهمنی است و کتاب با عنوان “مهم ها را بسنجید” چاپ شده است.

حال یک مثال در مورد شیوه نوشتن اهداف و نتایج کلیدی در روش OKRبا هم مرور کنیم:

هدف: متنوع سازی درآمد شرکت به طور خاص از محل محصولات جدید

نتایج کلیدی:

• افزایش سهم محصولات جدید از 10% به 20%
• فروش محصولات جدید به 170 مشتری قدیم
• افزایش سرانه خرید محصولات جدید از 1.2 به 3 برای تمامی مشتریان
• ارائه محصول خاص ویژه صنعت فولاد تا پایان اسفند ماه و جذب 2 مشتری

همانطور که ملاحظه می شود هدف ارائه شده به نوعی مقصد شرکت در یک بازه زمانی مشخص مثلا سه ماهه را نشان می دهد و تمامی نتایج کلیدی ارائه شده با این فرض مشخص شده است که در صورت تحقق این نتایج، در واقع هدف تعیین شده محقق شده است.

نتایج اجرای OKR:

در صورت اجرای درست روش OKR مزیتهای زیر به مرور خود را نشان خواهند داد:

• بهبود وضعیت ارتباطات: از آنجا که درک OKRها و پذیرش و استفاده از آنها آسان است، تمامی اعضا سازمان از مدیر تا کارشناس درک مناسبی از اهداف سازمان و نحوه رسیدن به آن خواهند داشت و به زبان جدیدی تسلط خواهند یافت.
• چابکی: چرخه های مکرر که معمولا بصورت سه ماهه است، چابکی و آمادگی برای تغییر را تقویت می کنند.
• تمرکز: تضمین می کنند که همه می دانند چه چیزی از اهمیت بیشتری برخوردار است.
• شفافیت: شفاف سازی اهداف قابل اندازه گیری، همسویی بین تیمها را افزایش می دهد.
• مشارکت: اکثر OKRها از پایین به بالا توسعه می یابند در نتیجه تیمها مالک اهدافشان هستند.
• بهبود نحوه طرزفکر سازمان: تفکر ما را در مورد آنچه ممکن است اتفاق بیافتد و موجب این اتفاق شویم، بهبود می دهد و ما را به سمت طرزفکر رشد می برد.