آئین نامه کارگروه ها

                                                                        آیین نامه عمومی کارگروه ها                                                                         

انجمن مدیریت کیفیت ایران

 

فصل اول- کلیات

 

  1. هدف:

هدف از تدوین این دستورالعمل، تشریح نحوه تشکیل، شرایط و فعالیت کارگروه‌های  مختلف انجمن مدیریت کیفیت ایران به منظور دستیابی به مشارکت حداکثری اعضاء انجمن در فعالیتهای مختلف انجمن و همکاری و همفکری اعضاء در پیشبرد سیاستهای انجمن در جهت حفظ و صیانت از منافع اعضاء انجمن و ارتقاء جایگاه کیفیت در کشور است .

 

  1. دامنه کاربرد:

این آیین نامه در کلیه کارگروه‌ها و کمیته‌های انجمن مدیریت کیفیت ایران نافذ و جاری می باشد.

 

  1. تعاریف:

۳-۱-   کارگروه : جمعی است متشکل از حداقل ۵ نفر که هنگام تشکیل کارگروه بعنوان موسسین معرفی می گردند و بر اساس ضرورت می تواند به هر تعداد افزایش یابد .

  • دبیر : مسئولیت تمامی کارگروه‌ها به عهده دبیر به انتخاب انجمن مدیریت کیفیت ایران می‌باشد .
  • کارگروه‌ها با موضوع، حوزه فعالیت و ماموریت خاص که توسط هیات مدیره تعیین می گردد، تشکیل می‌گردند.

هر کارگروه می تواند از تعدادی کمیته فرعی و تخصصی تشکیل شده باشد که جهت انجام هرچه بهتر مصوبات هیأت مدیره،  موارد مقتضی را جهت اجراء به کمیته های مربوطه خود ارجاع می‌نماید.

 

 فصل دوم- فرآیند ها، نقشها و روشها

  1. شرایط و ضوابط انتخاب شوندگان:

 

  • متقاضیان عضویت در کارگروه‌های انجمن مدیریت کیفیت ایران میبایست الزاما عضو انجمن (عضو حقیقی و یا نماینده عضو حقوقی) و یا کارشناسان تمام‌وقت و یا پاره‌وقت دبیرخانه انجمن بوده و در موضوع کارگروه دارای سوابق تجربی و تخصصی مورد نیاز و همچنین دارای علاقه و روحیه انجام کارگروهی باشند.

تبصره: کارگروه‌ها می‌توانند بنا به ضرورت و در جهت تقویت کارگروه و کمیته‌های زیرمجموعه ازکارشناسان یا نمایندگان سازمانها و شرکتها، عضو بپذیرند .

 

۴-۱-  نحوه انتخاب اعضای کارگروه ها  و کمیته های زیر مجموعه:

۴-۱-۱- اعضاء هر کارگروه بر حسب علاقه و تخصص خود به فعالیت در هر کارگروه پس از ثبت نام (طی اطلاعیه‌ای که در فراخوانها جهت کلیه اعضاء ارسال می‌شود)  با توجه به تخصص و توانایی و مهارت در زمینه تخصصی کارگروه از بین ثبت نام کنندگان توسط اعضای هر کارگروه انتخاب می شوند.  .

تبصره: عضویت اعضا در کارگروه به صورت داوطلبانه بوده و برای کلیه اعضای کارگروه‌ها حکم عضویت صادر شده و در سوابق شرکت متبوع آنها درج می گردد.

 

 

۴-۲-  شرایط انفصال از عضویت در کارگروه‌ها و کمیته‌ها:

 

  • درخواست کتبی عضو کارگروه و موافقت دبیر کمیته .
  • بررسی گزارش عملکرد کارگروه و عدم حضور عضو در جلسات ( در ۳ جلسه متوالی و یا ۵ جلسه غیر متوالی) به دلائل غیرموجه که تشخیص موجه بودن بر عهده دبیر کارگروه می باشد .

 

۴-۳- نحوه رأی گیری و اخذ تصمیم در کارگروه‌ها  و کمیته‌ها:

  • هر جلسه کارگروه و یا کمیته تخصصی با حضور نصف به علاوه یک اعضاء  رسمیت می یابد.
  • مصوبات هر جلسه با رای اکثریت ( نصف + ۱ ) مورد تصویب قرار گرفته و جهت اجرایی شدن و اخذ مصوبه در مورد کارگروه به هیأت مدیره و در مورد کمیته به کارگروه مربوطه ارجاع می گردند.
  • اعضاء در حیطه عمل و مسئولیتهای مشخص شده در این دستورالعمل مجاز به تصمیم گیری بوده و در خارج از این موارد مطابق سایر دستورالعملها و روشهای اجرایی انجمن مدیریت کیفیت ایران عمل خواهد شد.

 

۴-۴- شرح مسئولیتها و وظایف عمومی کارگروه‌ها  و کمیته‌های زیر مجموعه:

 

۴-۴-۱- کلیه کارگروه‌ها برای اجرای برنامه‌های عملیاتی سالیانه (مصوب هیأت مدیره) در مواردی که نیاز به مصوبه هیأت مدیره داشته و یا طبق اساسنامه در صلاحیت تصمیم گیری در حوزه هیات مدیره باشد می‌توانند پیشنهاد خود را جهت اخذ مصوبه به هیأت مدیره اعلام نموده و هیأت مدیره موظف است حتی المقدور در اولین جلسه و حداکثر در دومین جلسه خود موضوع را بررسی و نتیجه آنرا به کارگروه مربوطه جهت انجام اقدامات بعدی ارجاع نماید.

 

۴-۴-۲- در پایان ماموریت و یا هر دوره ۳ ماهه هر کارگروه موظف به ارائه گزارش از شرح فعالیتها و مصوبات و عملیات اجرایی خود و میزان دستیابی به اهداف خود به دبیر انجمن می باشد که مسئولیت تهیه گزارش با دبیر هر کارگروه می باشد.

۴-۴-۳- حداقل جلسات ماهیانه کارگروه ها ۱ جلسه می‌باشد.

 

۴-۴-۴- گزارشات ارائه شده بایستی شامل:

  • تعداد کل جلسات کارگروه
  • تعداد جلسات برگزار شده در هر دوره
  • میزان حضور اعضای کارگروه
  • تعداد مصوبات هر دوره (و تناظر آن با برنامه عملیاتی سالیانه)
  • شرح مختصر مصوبات هر دوره
  • درصد مصوبات انجام شده ومتوقف مانده
  • علل توقف مصوبات
  • تعداد ارجاع مصوبات (جهت مطالعه و ارائه نظرکارشناسی) از سوی هیأت‌مدیره به تفکیک ارجاع به کارگروه ها
  • درصد پاسخگوئی به ارجاعات هیأت مدیره به تفکیک ارائه نتایج از سوی کارگروه
  • جمع بندی گزارشات دوره ای و ارائه آن به دبیر انجمن جهت تکمیل گزارش عملکرد هیأت مدیره.

 

۴-۵- موارد منع اقدامات کارگروه ها :

 

هیچ یک از کارگروه‌ها نمی‌توانند بدون مصوبه هیأت‌مدیره انجمن در موارد زیر رأساً عمل نمایند:

الف) عقد قرارداد و یا مصوبه و هر نوع تفاهم با موسسات دولتی و خصوصی و یا مراجع بین المللی خصوصی یا دولتی.

ب) واریز وجوه و یا تعهد پرداخت به کلیه موسسات دولتی و خصوصی داخلی و خارجی.

ج) مکاتبه مستقیم در موارد اختلافی با اعضاء انجمن و قبول تعهد و یا عملی در خصوص انجام عملیات اجرایی خاص یک عضو انجمن.

د) برگزاری جشنواره‌ها و یا همایش‌ها و یا دعوت جهت بازدید بدون مصوبه هیأت مدیره.

ه) ارتباط با رسانه‌ها و ارسال هرگونه اعلامیه، مقاله در قالب مصاحبه، سخنرانی و اطلاعیه.

 

شرح وظایف:

  • شرح وظایف دبیر کارگروه :

 

  • جذب، حفظ، ترغیب و نظارت بر اعضای کارگروه .
  • تعیین زمان برگزاری جلسات
  • تعیین دستور جلسات (به همراه زمانبندی مربوطه به بررسی هر دستور جلسه) مطابق برنامه عملیاتی مصوب هیأت مدیره و یا پیشنهادات ارائه شده از سوی اعضای کارگروه و دبیرخانه
  • معرفی نماینده و یا شرکت در جلسات دیگر کارگروه ها  یا هیأت مدیره به نمایندگی از اعضاء به منظور انتقال نقطه نظرات کارگروه .
  • برنامه ریزی (اولویت بندی) و پیگیری مصوبات ارجاع شده هیأت مدیره به کارگروه جهت بررسی واجرا
  • انتقال نظرات و خط مشی هیأت مدیره به اعضای کارگروه .
  • نظارت بر تهیه برنامه های دوره ای کارگروه جهت ارائه به دبیرخانه و هیأت مدیره
  • دعوت از نمایندگان سایر کارگروه ها  و یا مدیران دبیر خانه جهت ارائه نقطه نظرات
  • دعوت از کارشناسان بیرونی در حوزه های مختلف به منظور ارائه مشاوره
  • تعیین توزیع نسخ صورتجلسات
  • نظارت بر برگزاری جلسات کارگروه  بر اساس آئین نامه عمومی کارگروه ها .

 

۶- نظارت بر کارگروه ها :

 

  • مسئولیت نظارت بر عملکرد کارگروه‌ها و ارائه گزارشات تجمیعی دوره‌ای ، ابلاغ مصوبات و ارجاع آن به کارگروه‌ها برعهده دبیر انجمن می باشد.

 

۷-تعامل کارگروه ها  با یکدیگر:

  • مکاتبات کارگروه‌ها (وکمیته‌های زیر مجموعه) با سایر کارگروه‌ها از طریق روسای کارگروه‌ها بوده و از طریق دبیر انجمن به کارگروه‌های  مربوطه ارجاع می گردد.
  • در مواردی که کار به ۲ یا تعداد بیشتری از کارگروه‌ها ارجاع می‌شود میبایست یک کارگروه که ارتباط موضوعی بیشتری دارد به عنوان کارگروه اصلی انتخاب شده و سایر کارگروه‌ها به عنوان کارگروه فرعی در آن موضوع خواهند بود و میبایست نظرات کارشناسی و مصوبات کارگروه‌های فرعی توسط دبیر انجمن جهت جمع‌بندی نهایی به کارگروه اصلی ارجاع گردد.
  • در راستای افزایش سطح تعامل کارگروه‌ها با یکدیگر، در هر دوره حداکثر ۶ ماهه نائب‌رئیس هیأت مدیره،کارگروه‌ها را به جلسات ادواری دعوت می‌نمایند و در آن جلسات کارگروه‌ها خلاصه عملکرد کارگروه  مربوطه را به همراه موانع موجود و زمینه‌های همکاری بین کارگروه‌ها را معرفی می‌نمایند.

 

مراجع:

  • اساسنامه انجمن مدیریت کیفیت ایران

 

این آئین نامه در مورخه ۲۲/۰۳/۱۳۹۷ مورد تصویب کامل و اجماع کلیه اعضاء هیأت‌مدیره انجمن مدیریت کیفیت ایران قرار گرفته است و از تاریخ تصویب لازم الاجرا می باشد.