آئین نامه کارگروه ها
آیین نامه عمومي کارگروه ها
انجمن مدیریت کیفیت ایران
فصل اول- كليات
- هدف:
هدف از تدوین این دستورالعمل، تشریح نحوه تشکیل، شرایط و فعالیت کارگروه‌های مختلف انجمن مدیریت کیفیت ایران به منظور دستیابی به مشارکت حداکثری اعضاء انجمن در فعالیتهای مختلف انجمن و همکاری و همفکری اعضاء در پیشبرد سیاستهای انجمن در جهت حفظ و صیانت از منافع اعضاء انجمن و ارتقاء جایگاه کیفیت در کشور است .
- دامنه کاربرد:
این آیین نامه در کلیه کارگروه‌ها و کمیته‌های انجمن مدیریت کیفیت ایران نافذ و جاری می باشد.
- تعاریف:
3-1- کارگروه : جمعی است متشکل از حداقل 5 نفر که هنگام تشکیل کارگروه بعنوان موسسین معرفی می گردند و بر اساس ضرورت می تواند به هر تعداد افزایش یابد .
- دبیر : مسئولیت تمامی کارگروه‌ها به عهده دبیر به انتخاب انجمن مدیریت کیفیت ایران می‌باشد .
- کارگروه‌ها با موضوع، حوزه فعالیت و ماموریت خاص که توسط هیات مدیره تعیین می گردد، تشکیل می‌گردند.
هر کارگروه می تواند از تعدادی کمیته فرعی و تخصصی تشکیل شده باشد که جهت انجام هرچه بهتر مصوبات هيأت مدیره، موارد مقتضی را جهت اجراء به کمیته های مربوطه خود ارجاع می‌نماید.
فصل دوم- فرآيند ها، نقشها و روشها
- شرایط و ضوابط انتخاب شوندگان:
- متقاضیان عضویت در کارگروه‌های انجمن مدیریت کیفیت ایران میبایست الزاما عضو انجمن (عضو حقیقی و یا نماینده عضو حقوقی) و یا کارشناسان تمام‌وقت و یا پاره‌وقت دبیرخانه انجمن بوده و در موضوع کارگروه دارای سوابق تجربی و تخصصی مورد نیاز و همچنین دارای علاقه و روحیه انجام کارگروهی باشند.
تبصره: کارگروه‌ها می‌توانند بنا به ضرورت و در جهت تقویت کارگروه و کمیته‌های زیرمجموعه ازکارشناسان یا نمایندگان سازمانها و شرکتها، عضو بپذیرند .
4-1- نحوه انتخاب اعضاي کارگروه ها و کمیته های زير مجموعه:
4-1-1- اعضاء هر کارگروه بر حسب علاقه و تخصص خود به فعالیت در هر کارگروه پس از ثبت نام (طی اطلاعیه‌ای که در فراخوانها جهت کلیه اعضاء ارسال می‌شود) با توجه به تخصص و توانایی و مهارت در زمینه تخصصی کارگروه از بین ثبت نام کنندگان توسط اعضاي هر کارگروه انتخاب می شوند. .
تبصره: عضویت اعضا در کارگروه به صورت داوطلبانه بوده و برای کلیه اعضای کارگروه‌ها حکم عضویت صادر شده و در سوابق شرکت متبوع آنها درج می گردد.
4-2- شرایط انفصال از عضویت در کارگروه‌ها و کمیته‌ها:
- درخواست کتبی عضو کارگروه و موافقت دبیر کمیته .
- بررسی گزارش عملکرد کارگروه و عدم حضور عضو در جلسات ( در 3 جلسه متوالی و یا 5 جلسه غیر متوالی) به دلائل غیرموجه که تشخیص موجه بودن بر عهده دبیر کارگروه می باشد .
4-3- نحوه رأی گیری و اخذ تصمیم در کارگروه‌ها و کمیته‌ها:
- هر جلسه کارگروه و یا کمیته تخصصی با حضور نصف به علاوه يك اعضاء رسمیت می یابد.
- مصوبات هر جلسه با رای اکثریت ( نصف + 1 ) مورد تصویب قرار گرفته و جهت اجرایی شدن و اخذ مصوبه در مورد کارگروه به هيأت مدیره و در مورد کمیته به کارگروه مربوطه ارجاع می گردند.
- اعضاء در حیطه عمل و مسئولیتهای مشخص شده در این دستورالعمل مجاز به تصمیم گیری بوده و در خارج از این موارد مطابق سایر دستورالعملها و روشهای اجرایی انجمن مدیریت کیفیت ایران عمل خواهد شد.
4-4- شرح مسئولیتها و وظایف عمومی کارگروه‌ها و کمیته‌های زیر مجموعه:
4-4-1- کلیه کارگروه‌ها برای اجرای برنامه‌های عملیاتی سالیانه (مصوب هيأت مدیره) در مواردی که نیاز به مصوبه هيأت مدیره داشته و یا طبق اساسنامه در صلاحیت تصمیم گیری در حوزه هیات مدیره باشد می‌توانند پیشنهاد خود را جهت اخذ مصوبه به هيأت مدیره اعلام نموده و هيأت مدیره موظف است حتی المقدور در اولین جلسه و حداکثر در دومین جلسه خود موضوع را بررسی و نتیجه آنرا به کارگروه مربوطه جهت انجام اقدامات بعدی ارجاع نماید.
4-4-2- در پایان ماموریت و یا هر دوره 3 ماهه هر کارگروه موظف به ارائه گزارش از شرح فعالیتها و مصوبات و عملیات اجرایی خود و میزان دستیابی به اهداف خود به دبیر انجمن می باشد که مسئولیت تهیه گزارش با دبیر هر کارگروه می باشد.
4-4-3- حداقل جلسات ماهیانه کارگروه ها 1 جلسه می‌باشد.
4-4-4- گزارشات ارائه شده بایستی شامل:
- تعداد کل جلسات کارگروه
- تعداد جلسات برگزار شده در هر دوره
- میزان حضور اعضای کارگروه
- تعداد مصوبات هر دوره (و تناظر آن با برنامه عملیاتی سالیانه)
- شرح مختصر مصوبات هر دوره
- درصد مصوبات انجام شده ومتوقف مانده
- علل توقف مصوبات
- تعداد ارجاع مصوبات (جهت مطالعه و ارائه نظرکارشناسی) از سوی هيأت‌مدیره به تفکیک ارجاع به کارگروه ها
- درصد پاسخگوئی به ارجاعات هيأت مدیره به تفکیک ارائه نتایج از سوی کارگروه
- جمع بندی گزارشات دوره ای و ارائه آن به دبیر انجمن جهت تکمیل گزارش عملکرد هيأت مدیره.
4-5- موارد منع اقدامات کارگروه ها :
هیچ یک از کارگروه‌ها نمی‌توانند بدون مصوبه هيأت‌مدیره انجمن در موارد زیر رأساً عمل نمایند:
الف) عقد قرارداد و یا مصوبه و هر نوع تفاهم با موسسات دولتی و خصوصی و یا مراجع بین المللی خصوصی یا دولتی.
ب) واریز وجوه و یا تعهد پرداخت به کلیه موسسات دولتی و خصوصی داخلی و خارجی.
ج) مکاتبه مستقیم در موارد اختلافی با اعضاء انجمن و قبول تعهد و یا عملی در خصوص انجام عملیات اجرایی خاص یک عضو انجمن.
د) برگزاری جشنواره‌ها و یا همایش‌ها و یا دعوت جهت بازدید بدون مصوبه هيأت مدیره.
ه) ارتباط با رسانه‌ها و ارسال هرگونه اعلامیه، مقاله در قالب مصاحبه، سخنرانی و اطلاعیه.
شرح وظایف:
- شرح وظایف دبیر کارگروه :
- جذب، حفظ، ترغیب و نظارت بر اعضای کارگروه .
- تعیین زمان برگزاری جلسات
- تعیین دستور جلسات (به همراه زمانبندی مربوطه به بررسی هر دستور جلسه) مطابق برنامه عملیاتی مصوب هيأت مدیره و یا پیشنهادات ارائه شده از سوی اعضای کارگروه و دبیرخانه
- معرفی نماینده و یا شرکت در جلسات دیگر کارگروه ها یا هيأت مدیره به نمایندگی از اعضاء به منظور انتقال نقطه نظرات کارگروه .
- برنامه ریزی (اولویت بندی) و پیگیری مصوبات ارجاع شده هيأت مدیره به کارگروه جهت بررسی واجرا
- انتقال نظرات و خط مشی هيأت مدیره به اعضای کارگروه .
- نظارت بر تهیه برنامه های دوره ای کارگروه جهت ارائه به دبیرخانه و هيأت مدیره
- دعوت از نمایندگان سایر کارگروه ها و یا مدیران دبیر خانه جهت ارائه نقطه نظرات
- دعوت از کارشناسان بیرونی در حوزه های مختلف به منظور ارائه مشاوره
- تعیین توزیع نسخ صورتجلسات
- نظارت بر برگزاری جلسات کارگروه بر اساس آئین نامه عمومی کارگروه ها .
6- نظارت بر کارگروه ها :
- مسئوليت نظارت بر عملكرد کارگروه‌ها و ارائه گزارشات تجميعي دوره‌اي ، ابلاغ مصوبات و ارجاع آن به کارگروه‌ها برعهده دبیر انجمن مي باشد.
7-تعامل کارگروه ها با يكديگر:
- مکاتبات کارگروه‌ها (وکمیته‌های زیر مجموعه) با سایر کارگروه‌ها از طریق روسای کارگروه‌ها بوده و از طریق دبیر انجمن به کارگروه‌های مربوطه ارجاع می گردد.
- در مواردي كه كار به 2 يا تعداد بيشتري از کارگروه‌ها ارجاع مي‌شود ميبايست يك کارگروه كه ارتباط موضوعي بيشتري دارد به عنوان کارگروه اصلي انتخاب شده و ساير كارگروه‌ها به عنوان کارگروه فرعي در آن موضوع خواهند بود و ميبايست نظرات كارشناسي و مصوبات کارگروه‌های فرعي توسط دبیر انجمن جهت جمع‌بندي نهايي به کارگروه اصلی ارجاع گردد.
- در راستای افزایش سطح تعامل کارگروه‌ها با یکدیگر، در هر دوره حداکثر 6 ماهه نائب‌رئیس هيأت مدیره،کارگروه‌ها را به جلسات ادواری دعوت می‌نمایند و در آن جلسات کارگروه‌ها خلاصه عملکرد کارگروه مربوطه را به همراه موانع موجود و زمینه‌های همکاری بین کارگروه‌ها را معرفی می‌نمایند.
مراجع:
- اساسنامه انجمن مدیریت کیفیت ایران
این آئين نامه در مورخه 1397/3/22 مورد تصویب کامل و اجماع کلیه اعضاء هيأت‌مدیره انجمن مدیریت کیفیت ایران قرار گرفته است و از تاریخ تصویب لازم الاجرا می باشد.